Silo Data: Bagaimana Menginterkoneksi Data dan Meningkatkan Efisiensi?
Bagaimana sebuah fenomena data yang terjadi dalam sebuah perusahaan dan mengatasinya? Yuk, berkenalan lebih jauh dengan Silo Data dan cari tahu cara menginterkoneksi data dan meningkatkannya!
Table of Contents
Perkembangan teknologi masa kini telah menghasilkan kemajuan untuk mengumpulkan dan memanfaatkan data sehingga dapat lebih maksimal untuk dimanfaatkan. Data yang dikumpulkan ini seperti misalnya data pelanggan dapat digunakan untuk mempelajari produk mana yang populer dan kampanye iklan mana yang paling efektif. Namun demikian, terdapat sebuah kondisi ketika saat ini sebuah perusahaan relatif menggunakan silo data yang cenderung menghambat pemanfaatan data dengan lebih optimal. Silo ini cenderung disimpan atau disimpan pada departemen tertentu yang relatif belum dapat diakses dengan mudah atau sepenuhnya oleh orang lain dalam suatu organisasi.
Saat data perusahaan disimpan dalam silo, hanya sekelompok kecil orang (biasanya satu departemen) yang dapat mengaksesnya. Jika tim teknologi informasi (TI) memiliki silo data, SDM atau penjualan tidak dapat mengaksesnya, alhasil sebagian besar perusahaan mengalami efek negatif. Silo data mengisolasi data dan mengganggu operasi bisnis sehari-hari, terutama jika bisnis sedang mencoba untuk berkoordinasi dan berkolaborasi antar departemen. Seiring pertumbuhan perusahaan maka diperlukan alat pemrosesan dan distribusi data yang besar untuk menghindari ketidakefisienan ini. Mari kita ulas lebih jauh mengenai silo data dibawah ini!
Apa itu Silo Data?
Sebelum kita membahas panjang lebar mengenai silo data, alangkah baiknya kita memahami terlebih dahulu pengertian silo data. Silo data merupakan sebuah database independen, repositori, atau sistem yang tidak saling berhubungan sehingga membuat data sulit diakses dan dianalisis secara holistik.
Mengapa Silo Data Ada?
Secara umum, silo data dapat muncul dari hasil pengambilan keputusan yang tidak disengaja (tanpa sadar). Seiring berjalannya perusahaan, silo data akhirnya menjadi masalah yang secara tidak sengaja dibangun ke dalam kerangka kerja perusahaan. Berikut beberapa cara terbentuknya silo data :
1. Struktur Perusahaan
Relatif beberapa perusahaan memiliki struktur yang relatif tidak mendorong adanya kolaborasi atau koordinasi intensif antar departemen, hal ini terbentuk nya biasanya tanpa disadari (tidak disengaja). Mungkin tim pemasaran Anda bekerja di kantor yang sama sekali berbeda dari perwakilan layanan pelanggan Anda sehingga kerjasama relatif kurang intensif.
Umumnya silo data muncul saat perusahaan mulai tumbuh pesat sebab perkembangan perusahaan relatif memunculkan berbagai departemen baru dalam perusahaan. Berbagai departemen ini cenderung tidak berkolaborasi secara intensif karena terbiasa berdiskusi dalam kelompok kecil alias belum siap menyesuaikan diri ketika struktur perusahaan semakin kompleks. Alhasil setiap departemen ini mengumpulkan data dari sumber mereka sendiri dan menyimpannya dalam silo untuk kenyamanan. Seiring waktu, silo ini menjadi tempat penyimpanan data yang tidak dapat diakses semua orang. Hal ini terjadi di sekitar dua dari tiga perusahaan, cukup banyak ya!
2. Budaya Perusahaan
Budaya perusahaan ini cenderung terkait sangat menjunjung tinggi independen yang dimaknai lebih menyukai individualisme daripada berkelompok. Kemungkinan besar perusahaan akan mengalami kondisi silo data sebagai akibat dari budaya perusahaan sebelumnya. Bahkan ini akan semakin lebih mungkin apabila setiap departemen diharapkan atau untuk bersaing satu sama lain daripada bekerja sama.
Jika departemen Anda melihat data sebagai sumber daya yang dapat memberi mereka keunggulan dalam persaingan, kemungkinan besar mereka tidak ingin membagikan akses silo mereka sehingga dapat menghambat kemajuan perusahaan. Sebuah perusahaan idealnya bekerja sebagai satu kesatuan dengan tujuan yang sama, yaitu memajukan perusahaan, bukan strategi bertahan hidup.
3. Teknologi yang Tidak Terintegrasi
Mungkin kita sudah mengetahui umumnya setiap perusahaan menggunakan teknologinya sendiri. Namun demikian, setiap departemen juga dapat memiliki alat teknologi yang berbeda. Agen layanan pelanggan mungkin menggunakan satu platform untuk berkomunikasi dengan pelanggan, sementara tenaga penjualan menggunakan solusi lain untuk menghasilkan pendapatan.
Semakin kurang terintegrasinya teknologi perusahaan, semakin buruk silo datanya karena setiap teknologi memiliki ketentuan dan pemanfaatan data yang berbeda. Dalam hal ini bukan berarti teknologi setiap departemen mesti disamakan karena mungkin saja memiliki kebutuhan yang berbeda tetapi kita tetap dapat mengintegrasikan data yang dimiliki ke dalam platform pusat seperti memanfaatkan cloud.
4. Masalah Umum yang Disebabkan oleh Silo Data
1. Produktivitas Menurun
Silo data dapat memunculkan masalah karena membuang waktu dan membatasi produktivitas. Ketika sekelompok pihak mengunci informasi berharga sehingga akan membatasi akses ke data alias ketika memerlukan data tersebut mesti memintanya alias relatif menghambat proses memanfaatkan data. Tentunya ketika meminta akses terkadang pihak yang memiliki akses tidak ada atau sedang ada urusan lain sehingga akan membuang-buang waktu dan menghilangkan produktivitas karyawan yang memerlukannya.
2. Peningkatan Biaya
Bayangkan Anda mencoba mengangkut sekelompok orang, tetapi masing-masing ingin menggunakan cara yang berbeda. Alih-alih membeli tiket kereta rombongan yang relatif dapat diskon, Anda kini harus membayar kereta, taksi, kendaraan pribadi, sepeda dll. Silo data sedikit seperti itu sebab sering terjadi teknologi yang tidak terhubung, bisnis harus membeli lisensi dan keanggotaan untuk setiap alat teknologi. Biaya ini relatif akan meningkat dari waktu ke waktu, terutama ketika perusahaan Anda sedang dalam proses pertumbuhan.
3. Pertumbuhan Bisnis yang Lebih Lambat
Silo data mempersulit pengumpulan informasi dengan cepat sebagai akibat mengisolasi informasi sehingga relatif tidak mungkin dapat membuat keputusan berbasis data dengan efisien. Pengambilan keputusan yang tidak efisien (relatif lama secara waktu) akan mengganggu akselerasi atau kemajuan bisnis karena tindakan yang seharusnya diambil saat ini ketika peluang masih bagus tidak jadi diambil karena kurangnya informasi penunjang. Alhasil pertumbuhan bisnis dapat berjalan lebih lambat bahkan menurun.
4. Kualitas Data yang Buruk
Keputusan yang didukung data hanya dimungkinkan jika informasi yang dipermasalahkan dapat diandalkan dan berkualitas tinggi. Sayangnya, saat data diisolasi dalam silo, data tersebut dapat kehilangan relevansinya dan akhirnya menjadi tidak dapat digunakan. Masalah ini semakin parah ketika pengguna tidak mengetahui bahwa kualitas data menurun karena waktu yang dihabiskan di silo. Misalnya terdapat silo data, staf pemasaran mengambil informasi tim penjualan dan tentunya membutuhkan waktu agar diberi akses maka ini mungkin membuang waktu dan sumber daya karena akan membuat kampanye yang salah sasaran sebagai akibat memanfaatkan data penjualan lama.
Bagaimana Menghindari Silo Data?
Sekarang sudah jelas bahwa silo data tidak akan membantu Anda atau bisnis Anda sehingga inilah saatnya untuk memikirkan cara menghindarinya sama sekali.
1. Atasi Masalah dengan Budaya Perusahaan
Budaya tidak tumbuh dalam semalam sehingga perlu waktu untuk tumbuh, dan pertumbuhan itu harus dipupuk agar menjadi sehat. Jika Anda melihat perusahaan Anda membuat silo data, Anda harus mengubah arah. Dengan mendorong komunikasi terbuka dan kerja tim lintas departemen, sehingga akan mempersulit pengasingan yang menyebabkan silo data mengakar.
Ajari karyawan tentang etos baru Anda dan lakukan dengan cara yang mencakup karyawan lama dan karyawan baru. Jika Anda mengabaikan kelompok tertentu, mereka akan dipaksa untuk membuat silo, dan upaya Anda akan menjadi kontraproduktif. Selain itu, dapat mmengembangkan proyek yang menggabungkan lebih dari satu kelompok karyawan untuk mendorong kerja tim lintas departemen.
2. Simpan Semua Data di Satu Tempat
Silo mewakili data perusahaan yang disimpan di berbagai lokasi berdasarkan kelompok yang paling banyak mengaksesnya. Dengan kata lain, silo data muncul ketika informasi disimpan di beberapa lokasi yang tidak berinteraksi. Cara sederhana dan efektif untuk melawannya adalah dengan memilih satu solusi tingkat perusahaan yang menyimpan data di satu tempat. Semua karyawan mesti dapat mengakses data ini kapanpun diperlukan tanpa melewati rintangan untuk mendapatkannya.
3. Mengembangkan Tata Kelola Data
Gunakan pedoman perusahaan untuk mencegah pembuatan silo data. Dengan kebijakan tata kelola data yang jelas, Anda menunjukkan kepada tim bagaimana Anda mengharapkan data ditangani. Dengan cara ini, setiap karyawan mengetahui cara mengatur datanya dengan benar, dan tidak ada orang yang secara tidak sengaja membuat silo tanpa menyadarinya karena memiliki ketentuan dan tata kelola yang jelas.
Kesimpulan
Kita telah membahas banyak hal terkait silo data, sebuah database independen, repositori, atau sistem yang tidak saling berhubungan sehingga membuat data sulit diakses dan dianalisis secara holistik. Kemudian kita juga menjabarkan alasan kemunculan silo data, yaitu struktur perusahaan, budaya perusahaan, dan teknologi yang tidak terintegrasi.
Selanjutnya, kita juga membahas 4 masalah umum yang disebabkan oleh silo data, yaitu produktivitas menurun, peningkatan biaya, dan pertumbuhan bisnis yang lebih lambat, serta kualitas data yang buruk. Setelah mengetahui masalah dari silo data, kita membahas bagaimana menghindari silo data alias menginterkoneksi (menghubungkan) data sehingga meningkatkan efisiensi, yaitu atasi masalah dengan budaya perusahaan, simpan semua data di satu tempat dan mengembangkan tata kelola data.
Data memainkan peranan penting bagi kemajuan sebuah bisnis karena data merupakan dasar pengambilan keputusan atau strategi bisnis yang efektif dan efisien. Oleh sebab itu, pada bagian ini kita membahas silo data sebagai sebuah peristiwa yang menghambat pemanfaatan data dengan optimal. Selain memastikan ketersediaan data berkualitas, penting pula mengolah data agar menghasilkan insight dan wawasan bagi keputusan bisnis.
Jika Anda tertarik mempelajari berbagai hal terkait pengolahan data dan pemanfaatannya lebih lanjut hingga berkarir di dunia data menjadi seorang Data Scientist handal, Anda dapat mengikuti Bootcamp Algoritma Data Science yang memiliki serangkaian program yang dapat membantu Anda menguasai dunia data di industri yang Anda minati. Yuk, bergabung bersama Algoritma sekarang!