10 Ilmu Dasar Excel yang Penting untuk Dipelajari

Microsoft Excel telah ada selama beberapa dekade dan, tanpa diragukan lagi, merupakan tool paling populer untuk mengedit dan menganalisis data tabel. Banyak profesi yang tidak bisa hidup tanpanya, dalam mengerjakan pekerjaan harian mereka. Oleh karenanya, ilmu dasar Excel wajib untuk dipelajari.

Bagi sebagian Data Scientist, Data Science adalah tentang Notebook Jupyter hyped di browser website, Big Data dan Hadoop di Cloud, Deep Learning di GPU dan plot dan visualisasi interaktif lanjutan, rasanya terdengar jauh dari Excel. Tapi sebagian lainnya, menganggap Excelsebagai alat yang ampuh untuk Data Science.

Ilmu Dasar Microsoft Excel

Untuk Data Science pemula, kesederhanaan Excel memudahkan untuk memulai manipulasi data dengan cepat dan analisis yang lebih kompleks dan gratis. Sebelum mempelajarinya lebih jauh, ada sepuluh ilmu dasar Microsoft Excelyang penting untuk dipelajari lebih dahulu. Simak penjelasan lengkapnya berikut ini!

1. Formatting Cells

Ilmu dasar Excel yang pertama adalah formatting cells. Sangat penting untuk membuat data dalam sel terlihat benar dan tidak mengacaukan rumus atau format. Ilmu ini adalah yang paling dasar dalam Excel, tapi paling sering digunakan. Ketika Anda belajar cara memformat sel dalam jumlah besar, itu akan menghemat banyak waktu dan membantu Anda terlihat efisien dalam pekerjaan Anda.

2. Charts

Membuat charts atau grafik adalah pekerjaan umum seorang admin perusahaan. Biasanya, pimpinan hanya membutuhkan laporan yang mudah dibaca, tanpa harus mempelajari angka atau data yang rumit. Charts dapat memvisualisasikan data akhir dengan format yang mudah dibaca serta dipahami. Oleh sebab itu, seorang admin harus punya ilmu dasar Excel dalam membuat charts dengan visualisasi yang menarik.

3. Data Sorting

Excel memungkinkan Anda mengurutkan data di spreadsheet secara berurutan. Misalnya, urutan abjad atau urutan abjad terbalik. Ini adalah teknik yang sulit untuk dikuasai karena dalam beberapa situasi Anda dapat secara tidak sengaja mengurutkan satu baris atau kolom dan bukan yang lain yang akan mengacaukan spreadsheet. Ilmu dasar Excel ini memang perlu latihan dan kebiasaan yang rutin.

4. Data Filter

Selanjutnya, ada data filter yang menjadi salah satu keterampilan Excel yang sangat mendasar. Ketika Anda tahu cara menggunakan filter data, Anda bisa menyembunyikan, mengurutkan, dan mencari bit informasi penting dalam spreadsheet kapan saja. Hal ini tentu akan mempermudah pekerjaan Anda sebagai admin perusahaan.

5. Data Validation

Validasi data digunakan untuk mengontrol apa yang dapat dimasukkan ke dalam sel, misalnya ada batas numerik untuk memastikan bahwa Anda tidak memasukkan angka yang salah atau tanggal jatuh dalam jangka waktu yang ditentukan. Ilmu dasar Microsoft Excel ini cukup banyak kegunaannya yang akan membantu Anda tetap mengendalikan spreadsheet.

6. Vlookup

Vlookup adalah ilmu dasar Excel yang digunakan untuk melihat data secara vertikal. Rumus ini khusus untuk mencocokkan data numerik saja. Vlookup dapat mencari dan membandingkan data pada tabel referensi secara vertikal dengan acuan data pada kolom paling kiri. Rumus ini sangat bermanfaat bagi admin perusahaan yang mendapat tugas untuk menggabungkan dua data berbeda dengan dasar referensi yang sama.

7. SUMIF/SUMIFS

Rumus SUMIF dan SUMIFS adalah ilmu dasar Excel yang digunakan untuk menjumlahkan deretan angka dalam kondisi yang berbeda kolom. Angka yang akan dijumlahkan harus memiliki syarat agar dapat digabungkan menjadi satu. Misalnya, seorang admin gudang biasanya perlu membuat laporan gudang yang menjumlahkan satu jenis barang saja dari beberapa barang yang muncul pada laporan tersebut. Sama dengan SUMIF, SUMIFS, rumus ini juga digunakan untuk kondisi seperti itu, tapi dengan penjumlahan yang lebih dari satu.

8. COUNTIF/COUNTIFS

Microsoft Excel COUNTIFS adalah fungsi yang menghitung jumlah sel dalam rentang, yang memenuhi kriteria tunggal atau ganda. Anda dapat menggunakan COUNTIFS sebagai fungsi lembar kerja yang dapat dimasukkan sebagai bagian dari rumus dalam sel lembar kerja.

9. IF Formulas

Rumus IF adalah rumus Excel yang cukup familiar untuk digunakan sebagai pengambilan keputusan. IF digunakan ketika ingin melakukan uji logika sederhana terhadap suatu data. Hasilnya berupa validasi dengan label TRUE atau FALSE. Misalnya, ada data tentang hasil nilai psikotes, nilai di atas 75 adalah yang dinyatakan lulus. Maka, masukkan rumus =IF(kolom data>75,”Lulus”,”Gagal” dan label akan muncul secara otomatis bagi yang nilainya di bawah maupun di atas 75.

10. Pivot Tables

Terakhir, Anda harus menguasai pivot table. Pivot table adalah tabel yang meringkas, dan memungkinkan Anda untuk menghitung, menjumlahkan, dan mencari rata-rata di antara perhitungan lain, sesuai dengan data yang Anda butuhkan. Ketika Anda tahu cara melakukan ini, menjadi lebih mudah untuk mengolah data dan membuat laporan yang dibutuhkan bisnis Anda.

Kesimpulan

Berprofesi sebagai admin perusahaan menuntut Anda untuk terus menemui data-data yang perlu diolah. Keterampilan mengoperasikan Excel memang akan semakin baik dengan sendirinya jika Anda sering berlatih. Namun, ilmu dasar Excel seperti di atas perlu dipelajari baik-baik agar bisa paham di luar kepala.

Tertarik mempelajari pengolahan data secara lebih lanjut? Anda bisa mengikuti kelas data science dari Algoritma Data Science School yang menyediakan beragam kelas mengenai teknik pengolahan data sesuai kebutuhan atau level expertise Anda. Anda bisa memilih kelas untuk individu maupun korporat, sesuai kebutuhan.